001 Verwenden Sie eine moderne Software zur Texterstellung ( z.B.  Microsoft Office 2003 oder Open Office.org 3.0) und beachten Sie für den äußeren Aufbau Ihres Geschäftsbriefes die Briefnorm DIN 5008.

002 Prüfen Sie den Anlass bzw. Grund des geplanten Schreibens, stimmen Sie den Inhalt darauf ab (Werbeschreiben, Angebot, Antwort, Rechnung, Mahnung etc.) und überlegen Sie, ob Sie Ihr Ziel ggf. durch einen Anruf oder eine E-Mail leichter oder besser erreichen können.

003 Überlegen Sie auch, für welchen Adressaten der geplante Geschäftsbrief bestimmt ist. (Geschäftsbeziehung, Größe und Struktur des Unternehmens, Ansprechpartner, Branche etc.)

004 Auch der Absender hat einen Einfluss auf die Textgestaltung: Als Werbeagentur z.B. werden Sie Ihre Briefe ein wenig anders verfassen als eine staatliche Einrichtung oder ein Großunternehmen. (Vergleichen Sie auch > CD, > CI )

005 Entscheidend für die Wirkung Ihres Geschäftsbriefes ist die Anrede und ein klarer Betreff bzw. Bezug. Wenn Sie bei der Anrede nicht sicher sind, vergleichen Sie am besten, wie der Adressat Ihres Briefes seinerseits vorgeht (Korrespondenz, Webseite etc.).

006 Der inhaltliche Aufbau Ihres Geschäftsbriefes folgt entweder a) der in Ihrer Firmensoftware vorgegebenen Struktur (’Textbausteine’) oder b) einer geeigneten Gliederung, die Sie nach den Regeln moderner Kommunikation selbst auswählen (vgl. > AIDA, > Agenda-Prinzip etc.).

007  Bedenken Sie beim Planen, Verfassen und Versenden Ihrer Geschäftskorrespondenz unbedingt, dass Ihr Geschäftsbrief neben dem unmittelbaren Anlass des jeweiligen Schreibens noch weitere Informationen enthält, die der Kompetenz und Professionalität Ihres Unternehmens zugerechnet werden (interne Organisation, Zusammenarbeit in Ihrem Hause, Selbstbild Ihrer Firma (Logo etc.), Servicequalität, Bildungsgrad Ihrer Mitarbeiter etc.)

008 Nutzen Sie also Ihren Geschäftsbrief als Teil Ihrer Firmenkommunikation gleichzeitig für Akquisition, Werbung, Kundenbindung z.B.

009 Planen Sie Ihre Geschäftsbriefe nicht nur als formgerechte Schreiben einer ritualisierten Information, sondern integrieren Sie Ihren Briefverkehr / Ihre Korrespondenz in die interne und externe Kommunikation.

010  Prüfen Sie zusammen mit Ihren Kollegen (und Kunden) regelmäßig, ob das derzeit übliche Vorgehen beim Thema “Geschäftsbrief” den aktuellen Anforderungen und Bedingungen Ihrer Firmensituation entspricht.

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